1人で塾をやっていくには業務の効率化が必須です~サービスの質を落とさないための塾設備~

運営メモ
この記事は個人塾を1人で運営していくためのヒントです。
営業形態が異なる塾には該当しない内容も含まれます。
業務をシステム化させることの重要性

1人で学習塾をやっていても、塾としてのサービスの質を落とすわけにはいきません。

そのためには、塾生の来ている時間帯での無駄な動きを、極力省く必要があります。

あらゆる場面を想定し、しっかりと準備を整えておけば、1人で対応することも十分に可能です。

以下、サイト管理者である、私の塾の例です。

ファイル・フォルダの管理と印刷の設定について

先生!〇〇のプリントをください。

授業の直前など忙しいときに限って、こういうことが起こるものです。

塾の講師をやってれば、誰でも経験するこの状況。

「すぐ渡すからちょっと待ってて。」
「今ちょっと忙しいから明日渡すよ。」

子どものやる気は冷めやすいものです。

次の日に渡し忘れることも起こりうるので、できればその場で処理したい案件ですよね。

事前にしっかり準備を整えておけば、子どもの要望に即座に対応することが可能です。

必要な教材はすべてパソコン内に収めておく

「その都度原本を取り出してコピー」では、複数の子どもから頼まれた場合に対処しきれません。

また、塾で使用している既製のテキスト教材を複写(コピー)をしなければならない場面もあります。

子どもがテキストを忘れたときや、反復してやらせる場合などです。

ただし、教材を複写する場合は、出版社や業者に予め許可をもらっておかなければなりません。

テキスト等の印刷物の複写は基本的には不可ですが、塾で使用している(購入した)教材については緊急時の措置に限って、例外的に許可をもらえることが多いです。

問題のデータをすべてデジタル化しパソコン内収めておけば、そんなとき慌てなくても済むでしょう。

テキストのデジタル化には「大型の裁断機」と「ドキュメントスキャナー」が必須です。

初期投資は必要になりますが、本棚の教材をかなり減らせるので事務所内がスッキリしますよ。

ドキュメントスキャナー

ウチの塾の例

両面で毎分50面の高速スキャンが可能です。
ウチの塾は事務所が狭いので、排紙スペースが不要なラウンドスキャンが必須です。
旧モデルからの同タイプ2代目です。
ちなみに人気が高いのは富士通のScanSnapです。
設置スペースが十分にとれる事務所なら、レビュー評価の高いコチラのほうがオススメです。(↓)

大型裁断機

ウチの塾の例

本体サイズがとにかく大きくて、メチャクチャ重いです。
頻繁に移動なんてできませんので、教室の隅っこに鎮座しています。
ただ、テキストも一撃でズバッと裁断できるので、テキストの電子化には必須のアイテムです。

パソコン内のデータを常に整理しておく

データは必要なときすぐに取り出せるようにしておかなければなりません。

ファイル・フォルダの整理については、いつも他人に業務を引き継ぐ場面をイメージすればよいでしょう。

誰がパソコンを触っても、該当のファイル(データ)までたどり着けるくらいの状態にしておけば、とっさの場合でも即座に対処することができます。

プリントの種類に応じて、印刷機器ごとに印刷設定をする

ちなみにこのような感じ(↓)。これを機器ごとに細かく設定しておきます。

データ整理と併せてこれをやっておくと、生徒からコピーを頼まれたとき、20秒足らずで印刷を開始できます。

もちろんパソコン内のデータの格納場所は、常に頭に入れておくことが必須です。

最低限のパソコンスキルは身につけておく

Windowsパソコンならワード・エクセルの操作はもちろんですが、あとはShift、Ctrl、Altなどを使ったショートカットキー操作。

「そんなもの使わない。」という方は簡単なキーの組み合わせだけでも覚えたほうがよいです。

作業効率が2~3倍はゆうに違ってきますよ。

子どもが自分で印刷できる設備を整えておく

ウチの塾では、子どもがいつでも自由に使用できるパソコンとプリンターを、事務所入り口付近に設置しています。

特に学校のテストの直前などは、プリントをもらいに来る子が多くなりますよね。

一人ではとても捌き切れないので、プリントを印刷する作業を完全に子どもたち自身に任せてしまうとよいです。

パソコン

ファイルを開いて印刷するだけなので、低スペックのものでも大丈夫です。

《ウチの塾の例》スティック型パソコン」+「19インチモニター

《その他》

*子どもが余分な操作をしないように、キーボードは撤去。(マウスでの操作のみ)
*すべてのファイル・フォルダを1クリックで開けるよう設定しておきます。

プリンター

【重要】印刷単価をできるだけ安く抑えられるものを選びます。

《ウチの塾の例》大容量インクタイプのプリンター

インクジェット機は各メーカーで、印刷単価の価格破壊が進んでいます。
いい時代になりましたね。

上(↑)の1.8円/枚でも不満はなかったのですが、更に単価を下げるために今夏、ギガタンク搭載モデルを導入しました(↓)。
単価は0.4円/枚と驚くほど優秀です。

設置法

*トレーに収める用紙には予め2穴パンチで穴を開けておくのがお薦めです。

手持ちのファイルに子どもたちが自分でプリントを収めるので、カバンの中にそのままプリントを突っ込むことも少なくなりますよ。←オススメです!

*「印刷ボタン」を押すだけで印刷できるよう、とじしろや両面印刷などの印刷設定をしておきます。

印刷の単価が高くなってしまうと、使用状況などを常に管理しなければならなくなります。
こちらが頻繁にチェックをしてしまうと、子どもたちは機器に近寄らなくなります。
経費のことなど気にせず、子どもたちがどんどん印刷できるような利用環境が理想です。

番外編:これもオススメ

こちらの購入がきっかけで、大型のレーザー複合機(IRC2570F)は廃棄処分しました。
2年前に購入したときはたしか8万円くらいでしたが、新モデルが出たので今は4~5万円ほどに値下がりしています。
小規模事務所に大型レーザーはもう必要ありませんよね。

教材(パソコンに収めるもの)

こちらは教材を自作する場合の例です。

  1. パソコン内の教材は子どもでも簡単に操作できるよう的確に配置しておきます。
  2. 作成した教材はPDF形式で保存しておきます。
  3. 問題はページ指定をしなくても済むように、1枚ずつ個別に保存しておく必要があります。
  4. 問題と解答をまとめて1つのコンテンツにしておくほうが、子どもが印刷をする際に効率的です。
    (※「問題だけを印刷したい」という場合も考えられるので、状況によっては問題と解答を分けたほうがよいかもしれません。)

印刷機器についてのまとめ

  • 印刷機器をただ置いておくだけでは、こちらから利用するよう促したところで、子どもはなかなか動いてくれません。
    印刷設定や設置場所など、利用しやすい環境にしておくことが大切です。
  • こちらが配布したプリントよりも、子どもが自分で印刷したプリントのほうが熱心に取り組んでくれます。
    自ら考え、何らかの目的をもって行動をおこしているからでしょう。
  • 教材については各出版社が販売しているデジタル教材も数多くあるので、それらを利用する方法もあります。
    教材はプリントのレイアウト(見やすさ)よりも、コンテンツ量(問題数が十分かどうか)と問題の質(塾生のレベルに合っているかどうか)を目安に選択するとよいでしょう。
    プリント1枚に対する問題数が少なかったり、中身が薄かったりする教材も結構あります。

個人的にはやはり、印刷教材は自作するのがおススメです!

  • 塾生のレベルにピンポイントで合わせることができますし、たとえ手作り感丸出しのプリントでも、手間暇かけて作成した労力を、子どもたちはちゃんとわかってくれます。
    教材を丁寧に扱ってくれますよ。

プロジェクターを利用する

以下は、最新鋭の設備(電子黒板やデジタル教材など)の導入をお薦めする内容ではありません。
あくまで板書の代用としての利用法です。

パソコンを接続して利用します。

プロジェクター利用のメリットとデメリット

利用のメリット
  • 板書の時間をカットできるので、プリントの丸つけや宿題の点検などの時間を捻出することができる。
  • 社会の資料や地図、理科の実験装置など、そのままを映し出すことができる。
    (※スキャナー等で教材を読み込んでおく必要がある。)
  • 手書きの板書ではできない利用法を工夫することで、授業のバリエーションが増える。
  • 「プロジェクターを利用している」ということで、少なからず塾のイメージアップに期待がもてる。
利用のデメリット
  • 教材をプロジェクター専用で作成しているので、機器が故障した場合は授業計画を大幅に変更しなければならない。
  • 設置スペースを確保するために、座席の1~2席分が犠牲になってしまう。
    (※天吊りや短焦点レンズ機器の場合は除外)

プロジェクターの性能と取り扱いについて

塾で使用中のもの

上の機種は価格が4万円程度のものです。
板書代わりに使用するだけですから、高機能は必要ありません。
学習塾で使用する上でもっとも重要なのは「光量」です。
現在使用しているものが3000lm(ルーメン)で、昼間に利用することも考慮に入れると、おそらくこれが最低限の明るさです。

〈過去に使用したもの〉※光量不足でした。

上の2機種はこれまで使用したものですが、2600lmという明るさは昼間の利用で光量不足でした。

プロジェクターに接続するパソコンは、できればタッチパネル式のものであると操作がスムーズです。
投影の位置の調整、拡大・縮小を、直観的に操作できます。
あとは購入前に接続端子の確認が必須です!

端子はおもにHDMI・USB・D-sub(VGA)のいずれかになります。
ウチではプロジェクターから音声を出力させることはないので、旧規格のD-subを使うことが多いです。
USBに関しては、音声出力やリモコンでのページ送りなどの操作ができる反面、パソコンのスペックが不十分な場合は、動作が極端に遅くなります。
専用ドライバーのインストールも必要な上、そのドライバーがOSに非対応の場合もあるので、あまりお薦めはできません。

プロジェクターで使用する教材は,Wordで作成したものをPDF形式で保存しておくとよいです。

PPTのほうが見栄えもよく、完成度の高いものを作成することができますが、余分に手間がかかってしまいますよね。

サクッとプリントにし、手軽に使用できる点でPDFのほうがおススメです。

おすすめの活用法☝

ワタシが中学・高校生のころ、学校の先生がよく1問ずつのパネルを使って授業をしていました。(※英語では単語・熟語、数学は因数分解の計算問題など。)

プロジェクターを利用すれば、そのパネルと同様の使い方ができます。
1ページ毎にでっかい文字で1問ずつ、それを数ページ分作成しプロジェクターで投影。
Enterキーで次々にページをめくっていきながら、子どもたちに答えさせます。
疲れて眠たそうな子が何人かいるときなどは、全員を立たせて次々に答えを言わせるようなことをイベント的にやっています。
クラス全体がスゴく盛り上がりますよ!

おわりに…

アルバイトを雇わないことを前提とするとき、その役割を電子機器に任せてしまえば、業務(サービス)の質を落とさずに済みます。

アルバイトに支払う給与の代わりと考えれば、安い投資ですよね!

いずれにせよ、それぞれの機器を使いこなせなければ、業務の効率化は図れません。

「プロジェクターなどの高価な機器を導入できるのは大手の塾」という概念は、もはや過去のもの。

機器を数十年前の同スペックのものと比較するならば、価格は数分の1です。

逆に人手が不足しがちな個人塾こそ、より有効に活用できるのではないでしょうか?

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